纤维瘤病

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TUhjnbcbe - 2020/12/30 18:38:00

今天我要给大家分享的主题是,开会的时候如何避免跑题?

大公司的会议一般有很多的原则或条规来防止走题。比方说google的22分钟原则,就是说一个会议如果只有一个议题的话,那它的总时长不应该超过22分钟。又比方说facebook的一张披萨原则,就是说会议的时长再长人再多,也不许超过一张的披萨,以免大家边吃边聊,漫无边际。

不过呢,一方面不是所有人都生活在这种规范清晰的大公司,而这一方面,会议的性质其实是五花八门的,有些时候规则多了,反而是对创意的限制。我们做这个《好好说话》的时候啊,会开两种会议。一种呢,叫做神仙会,只要是跟沟通和表达有关的内容,都可以漫无边际的,聊什么都行,基本上不存在走不走题的问题。而另外一种呢,叫做选题会,要求我们必须在一段时间里边得出清晰的结果,也就是下周的课程怎么安排?我们自然是喜欢前者,包括后者的嘛!因为是可以随便聊天的,而且因为如此,开选题会的时候,大家都会不由自主地带入神仙会的心态和模式。哎呀,人都是这样的嘛,有紧张模式和轻松模式可以自己选择的时候,一定会不由自主地选择轻松的模式。而当两种模式起重突的时候啊,情况可就尴尬了。比方说,我们开选题会的时候不小心聊嗨了,又笑又闹地扯得特别远,这个时候监工胡渐彪同学就会拍一下手,用他嘹亮的声音喊一句“回来”,而我们呢,通常就会楞一下,然后不太好意思地互相询问:“哎呀,这刚才聊到哪来了?”只有马薇薇会一脸的不情愿,露出想打人的眼神,因为啊,通常都是她把大家带偏的。像渐彪这种生硬的拉主线呢,好处是你喊一句“回来”,一般不会有人跟你说“我不”。但坏处是,你最好得是胡渐彪这样的健身教练型的监工,不然挨揍的可能性真的会有点高。

那有什么办法既能防止大家走题,又不会显得太生硬和让人尴尬呢?在这里啊,我对应三种走题的原因,给大家分享一下对应的解决方案。第一种原因呢,是主题无意中被带偏;第二呢,是主题被有意地带偏;第三,是因为会议进程停滞不前,大家不由自主地就乱偏。

好,咱们一个个来看。第一种情况,如果主题是无意中被某人带偏,你可以做的呀,是去询问其他人的工作进度,以向走题者暗示现在应该有的主题和进度。比方说选题会上我们为了找职场议题,各自聊起刚工作时遇到的问题。这个时候啊,马薇薇同学突然开启了吐槽模式,20分钟都停不下来,你想打断呢?她还在兴头上,那怎么办呢?这个时候啊,你就可以询问负责课程安排的周玄毅,说:“所以周帅啊,你能告诉我,我的那个录音被排在了下周几了吗?”或者呢,你也可以询问负责把控知识点的*执中,问他:“所以执中啊,你觉得前面我提的那个知识点,咱们可以用吗?”你这么做呢,既避免了生硬打断,引起对方的敌意,又向她巧妙地暗示了:“喂,咱们这儿还有正事呢”!既减少了尴尬,又找回了正题。好,这是第一种情况。

那第二种情况呢?是有人有意地把主题带偏。对方有意为之,肯定是有一些难以启齿的目的嘛,所以这个时候你可以做的,是找出TA这个目的,作出临时的承诺,以交换TA当下的注意力。比方说,选题会上啊,执中一直在聊吃,虽然他平时也挺爱聊吃的。可是他今天就是疯了呀,举出的每个场景都是吃饭,提出的每个知识点都跟吃有关,这不仅让讨论的质量下降,还引起了会上其他人的嘲讽。这个时候啊,你就应该察觉到,我们的执中同学啊,应该是饿了,所以你可以用我的风格说:“哎呀,执中都把我说饿了,我已经开始感受到低血糖的眩晕了,不如我们现在叫个外卖吧,望梅止渴一会,说不定还能撑一下呢”。又或者你可以用监工的风格说:“哎,我们15分钟内敲定下一周剩下的两道题目就去吃饭,好不好?越拖只会越饿的哟”。

当然,我们这里举执中做例子啊,他的目标实在是太容易猜了。而实际上在职场或生活当中很多人的目的并不容易猜。比方说,我曾经就遇到个同事,在一个市场活动的策划会议上面绕来绕去,你跟他谈预算啊,他就跟你谈目标;你跟他谈目标,他就跟你谈风险。不过绕了几个圈之后啊,我就感受到一种他貌似处处跟你作对,其实又不是真的和你作对的感觉。哎呀,他不就是想刷一把存在感嘛。于是我就对他说啊:“哎,你其实想法挺多的呀,这个活动其实有一个分会场,你能帮助大家来监控分会场的流程吗?”这哥们一听就答应了,而且在会议中再也没有挠过其他人。所以啊,这第二种情况,话术还是其次,关键是洞察和观测。

好,那第三种情况也是我们最无奈的情况,就是因为种种原因,会议的既定流程走不下去,大家的思维陷入了困顿和迷茫,效率十分低下。这个时候啊,会议又不能冷场,于是大家难免就会开始漫无目的的走题。一会儿谈一下公司的八卦呀,一会说一下中午吃啥呀。熬到下班,宣布散会,这是最糟糕的情况。而这个时候你如果说什么“大家快想啊,大家快一点搞定这个报告啊”,这些都于事无补。你应该做的呀,是尽快反思和更换你的会议目标,把原先难以企及的宏大目标切分成可以达成的具体目标。

比方说,以前我在辩论队准备比赛的时候,有时候会陷入怎么想也想不出立论来的窘境。你说想不出来就择日再想啊,显得不负责任。你说“大家加油,使劲”,这也没有什么用嘛。所以,这个时候你应该做的,是安抚大家的沮丧,然后拆分目标,给大家一些值得努力的预期。你可以这样对大家说:“哎呀,一步登天嘛,总是很困难的,不如这样吧,咱们先各自做一些资料收集的工作,我们现在呢,一起拟一份书单,让大家各自认领需要回去阅读的条目好不好?所以现在大家有什么相关的书目可以推荐的吗?”你看,这样一来,你们这次会议的目标就从一条完整的立论变成了一份小小的书单。虽然啊,成果肯定没有预想中那么好和那么大,可是终于也算是没有浪费时间了。

那最后呢,我还想跟大家分享一点开会的小心得。一般而言呢,开会最重要的当然是目标清晰和准备充分,但是如果大家都只在会上照本宣科地念自己准备的内容,并为了向目标推进,发表一些不痛不痒的看法,那么开会还不如发邮件呢。人和人之所以要聚在一起,就是为了碰撞出灵感,有可能性的火花。所以啊,不要走题很重要,但是适当的发散也不可少。抱着这样的态度,你才不会为了和题而和题,毕竟创造成果才是我们开会的目的。

好了,最后总结一下今天的主要内容,为了防止开会走题啊,我们可以:第一,向没有走题的人去询问工作的进度;第二呢,是挖掘走题者的潜在需求;第三呢,则是拆分你的宏大目标。

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——THEEND——

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